科技查新工作探析 ——以湖南省科学技术信息

一、科技查新工作的概念及意义

科技查新是通过计算机或手工检索等手段，经过反复筛选、鉴别、确定密切相关文献，运用综合分析和对比方法，客观、公正地反映某一科研课题的现状，为决策部门或科研立项、成果验收与鉴定以及专利发明等提供全面、科学的文献依据[1]。

当下学科范围越来越广，学科划分越来越细，学科渗透越来越深，给科技管理工作在立项审核、成果评价等方面工作带来越来越大的困难，如果科研项目管理者不是具体从事与科技项目相同的行业，就很难全面、客观地了解评审项目的国内外研究现状及发展动态。在这种情况下，科技查新工作能为立项等工作提供重要客观依据，不仅能防止重复研究开发而造成人力、物力、财力的浪费和损失，更能够为评审专家提供专业、详实的数据，有利于他们做出更为精确地判断。

二、湖南省科学技术信息研究所查新中心工作存在的主要问题

(1)科技查新业务单一。目前我所科技查新中心仍然主要从事传统的查新业务和检索业务，但是很多省份如上海情报所、西南信息中心等，都已开拓了人才评价、专利分析等新业务，从业务范围的角度来看，这不利于湖南科技查新业务的竞争与发展。

(2)工作机制有待创新。我所查新中心的工作机制、工作流程一直沿袭着老的方式，都是通过查新员电话与客户沟通、人工打印发票等，多年都未创新。在如今互联网、信息化办公的背景下，已与时代脱节，也已不能满足用户需求。

(3)查新市场出现萎缩趋势。当前，随着湖南省科研体制机制改革的深入，一些过去指定需要查新的项目在逐步退出，如很多单位在科研立项、成果鉴定等方面对查新报告已不作硬性规定；另一方面，湖南企业自主查新的意识不强，导致我所查新中心近年来业务量出现萎缩的趋势。

三、湖南省科学技术信息研究所查新中心工作发展建议

(1)居安思危，制定长远发展规划。我所是事业单位，背靠科技厅，我们当前的大量查新业务都获得了上级主管部门的支持。而现在越来越多的省份在科研立项、成果鉴定等方面对查新报告的出具已不做硬性要求。从这个意义上来说，查新这一业务的总体发展趋势是向下的。因此，我所查新中心不能安于现状、裹足不前，而应树立忧患意识，未雨绸缪，为整个科室的发展制定长远规划。

(2)革故鼎新，提升查新工作效率。在日常的查新工作中，除了基本的查新报告撰写之外，客户沟通、项目排题、编写附件、开具发票等琐碎的、机械的工作也占据了大量的工作时间，不仅大大降低了我们查新员的工作效率，而且也在一定程度上降低了查新用户的体验感。而当下很多查新机构的科技查新业务管理系统就戳中了工作中的这些痛点，化解了这些难题。当然，我所查新中心与其它查新机构在查新工作人员数量、查新项目数量等基本情况有所不同，但我所可以根据自身情况，研发一套简洁的适合我们自身需求的业务管理系统，通过信息化的方式提高工作效率，提升客户体验感，增加客户粘性。

(3)加强学习，提高数据挖掘能力。查新中心有一个巨大的优势就是拥有大量的数据资源，这些数据资源就犹如一座座的“资源宝库”，等着我们去开发和挖掘，数据挖掘能力就显得尤为重要。这种能力不仅事关我们查新员个人论文撰写、发表能力，更关乎科室业务的转型升级。只有个人学会并善于查找数据、整合数据、分析数据，在数据上“做文章”，科室才能在专利分析、知识产权评议等方面寻求突破，有所作为。而这，目前也正是我所查新中心工作人员的普遍短板。因此，我所查新科室应加强学习，提高数据挖掘能力，为自身以及科室的长远发展打下坚实基础。

(4)与时俱进，丰富业务服务形式。在当前信息化、大数据时代，社会发展日新月异，政府、高校、企业的需求也在不断变化，如果一直只从事单一的查新业务，湖南所查新业务的发展道路只会越来越窄，发展速度只会越来越慢。因此，我所查新中心需要与时俱进，拓宽业务服务渠道。如西南信息中心查新中心在这方面就有很多值得我所学习的地方，他们在传统的查新检索业务基础之上，创新性地开展了学科分析、人才评价、标准评估、专利分析等业务，如他们开展的人才评价项目，就是在传统的检索业务基础上，对个人的学术成果产出在时间轴上从横向和纵向进行评价分析。我所查新中心也可以此为鉴，以客户需求为导向，丰富报告形式，深化报告内容，以此拓宽业务服务渠道，丰富收入来源，提升我所在情报行业的影响力。

文章来源：《湖南工业职业技术学院学报》 网址: http://www.hngyzyjsxyxb.cn/qikandaodu/2020/1222/591.html